新創公司甘苦談
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財務與會計 – 新創公司初期最容易忽略的兩件事

今天是我加入新創公司的第834天。

如果說這兩年多來,我有什麼事情做得最不好,那應該就是沒有把財務、會計這兩件事情搞定。如果,時間可以重來,我會選擇在公司成立的第一天,就找一個懂會計、懂財務的人加入。他可以是共同創辦人、他可以是股東或董事,他也可以是一個員工的第二專長,但是一定要有這個人物的存在,我們才能夠確保後面公司成長過程中不會發生問題。這,真的太重要了。

對,你可能會質疑我,新創公司的教戰手則不是說,公司在還沒有找到product-market fit之前,在你的最小可行產品還沒被TA接受並且可以收到錢之前,都先不要找太多人嗎? (Try not to hire)

沒錯。在根本還沒開始有營收之前,你不需要「請一位專職會計/財務」,但是你需要開始建立好你的「財務/會計制度」,你要想好你的每一筆支出要怎麼記帳,每一筆收入要怎麼存入銀行,每一筆花費要怎麼認列;同時,你要想到未來,當你開始有營收的時候,你要怎麼做會比較好?

會計的原罪

這樣聽起來有點抽象,我直接切入我自己的切身之痛好了。首先是關於會計的部分。

在開始說故事前,先跟大家提一下一般新創公司(小公司)的會計作業,通常會外包給外面小型(中型)的會計師事務所來處理,這是一般實務上非常普遍的作法。成本一年約在20,000-30,000不等,事務所會幫你彙整發票申報營業稅、編製財務報表(通常都一年要一次)、稅務申報(稅務簽證要另外付費)、薪資申報、二代健保、公司登記/變更(另外收費)等等,大大小小的事情都幫你處理好,非常方便。以小公司的規模來說,外包出去,是最經濟的選擇。

那時的我,太天真以為外包出去給會計師事務所就一勞永逸,其實外部的財務報表、稅務申報交給事務所沒問題,但是公司內部的記帳作業、款項處理、發票留存與管理更是重要,是每天都必須檢視執行是否徹底的課題。接下來,就是我的心路歷程…

我加入新創公司的前九個月,只有我一名員工。這時,產品還沒有上市,我們沒有收到任何一毛錢。可是,為了開發產品,為了建立銷售渠道,為了架設網站,我們有非常多的「花費」(開銷),而那時的每一筆帳,大多都是遇到了,再去拿銀行的提款單,一筆一筆領出來支付,包含我的薪水也是。當然,每個月也有所謂的零用金開支,包含購買文具、加油、餐飲費等等各項雜支,其實筆數不多沒錯,但是卻需要花時間釐清,而且需要清楚的記帳,這個重要性我到後期才深深體悟。

草創期的新創公司,絕對不可能購買一套幾萬塊的會計系統,所以,我們的好幫手就是Microsoft Excel。身為一個非會計背景出身的人,其實對於記帳這件事情,是完全陌生的。在我的理解中,記帳就是一筆一筆的記下來,知道每個月有多少開支,然後再把這些發票每兩個月提供給會計事務所做營業稅申報還有財務報表編制。其實這也沒錯,但是,我忽略了一件重要的事情 : 「沒有完整的支出記帳,就沒辦法知道公司用掉了多少錢,而這件事情會讓你的cash flow掌握產生問題」。我們不可能每天去刷存摺,但我們至少要透過養成記帳的習慣,大概知道每周、每月支出了哪些項目,再去核對銀行餘額是否正確,是否需要做好現金流管理與可用現金規劃。我的公司資本額是幾百萬,還能夠撐一陣子;要是是小資創業,資本額只有50萬元,每個月基本開銷如果超過5萬,這間公司就撐不過10個月了,這是非常危險的事情。在公司產品尚未上市之前,我犯的一個錯誤,就是沒有建立好記帳的習慣以及制度,導致後來記帳變得很雜很亂。這連帶影響到後面的財務與會計問題…

第二階段,我們的產品正式上市了。產品上市後,就要面對更複雜的會計作業,因為,你開始有了收入。在網路發達的時代,我們都會做電商E-commerce,而電商最大的特色就是超多種付款方式,方便了消費者,卻苦了廠商(對帳很麻煩)。以我的網路通路而言,有線上刷卡(一次付清)、貨到付款、貨到刷卡(是的,現在很多宅派公司提供這個服務)、ATM轉帳、面交付款…等方式。所以,你的營業額(錢)將會以各種方式進到你的戶頭(有時候還不只有一個戶頭),而你的戶頭同一時間可能每一周都會有支出,這時候忙碌的你,就會開始忽略日記帳的重要。我只有一個人,我要負責全部的事情,而公司在產品上市之後,積極要求的就是業績、業績、業績,所以你會變得盲目,開始只看到業務開發、行銷推廣、廣告策略,忽略了公司最基礎、最基本的支援性工作 : 會計。就這樣經年累月下來,我的帳務開始不清楚,因為公司要看的是營業額,她也不管你成本還有支出收入控管,這樣長久累積,就成了一套臭掉的帳,不管你怎麼對,都對不起來。我知道我應該收的款項有哪些,我也應該都有收到款了,但是,卻沒有辦法整理出一套很完整的帳務核對表,讓我更加放心我是否每一筆帳都對得起來。

年底,你拿到財務報表,發現公司虧損。你細細的讀著每一個會計科目,卻發現 : 「為什麼我的這個項目支出這麼高?」、「為什麼我的營業額只有60萬?」、「為什麼有這筆保險費用?」你就會開始產生十萬個為什麼,因為你沒有從每日的營運當中做好財務與會計的自我管理,你就會面對一張陌生的財務報表,而這件事情會讓你很慌張,你會覺得你完全沒有掌握好公司的狀況。身為一個公司的CEO或是創辦人,這是不及格的。我真的沒有把這個部分做好,所以我給自己也打了不及格的分數,我不知道流水帳沒有做好 + 對帳不完全會導致這麼嚴重的後果。更慘的是,如果你身處在「股份有限公司」,你的股東你的董事會開始盯你的財務報表,要你拿出對帳紀錄、拿出發票備份、拿出支出明細,你卻甚麼都沒有的時候,你就糟了。Opps。

會計系統與進銷存系統

當我意識到這個問題的時候,我發現科技產品的重要。既然我們需要有一套完整的制度,為何不採買陽春版的軟體系統來輔助呢? 於是,我就上Y!購物中心買了一套進銷存與會計系統,希望能夠把這一套制度建立起來。

進銷存系統還算順利,因為就是key in進貨單以及出貨單,每天把銷貨key in,每月再來對帳銷帳,其實不難。會計系統就是另一回事了,完全沒有會計/財務專長的新創公司,絕對沒有人能夠有能力操作會計系統,因為他需要有會計的背景知識,懂得如何編列會計科目、過帳、產生傳票。這些事情,我一竅不通,所以我選擇放棄會計系統,只使用進銷存系統,把會計系統要做的事情繼續交給事務所來做。但是,人力不夠,會衍生非常多你想不到的問題。前面提過了,既然會計並非我的主要職責範圍,我平日的工作除了網路行銷、業務開發、通路拜訪就已經占滿整個Schedule,有時候我根本不知道每天的進銷貨狀況,我也沒有每天更新輸入進銷存系統,導致庫存盤點錯誤,還有很多衍生的收款問題。這個狀況一直延續到了今天,公司沒有會計,只有業務,只有網路行銷,大家都不喜歡也不擅長做會計。所以,我們一直沒辦法有很清楚的跟公司的股東會交代帳目明細,進銷存有時候一個月賣了200-300筆訂單,付款方式千百種,說真的要對起來,是需要一個專職人員處理的…。於是乎我們到了今天,才開始在104上找會計,距離產品上市,已經過了一年半…,累積的問題帳務,非常難解。礙於公司的要求,我也必須挖東牆補西牆,或是翻開過去塵封已久的銷貨單,開始一筆一筆的對帳。真的非常痛苦,希望各位不要重蹈我的覆轍。

財務報表與財務分析

會計的失敗,就等於財務的失敗,兩者是一體的。

因此,在沒有把會計帳務釐清之下,我一直沒有辦法很清楚公司單月的損益狀況。不知道損益狀況,等於是在迷霧中航行,隨時都可能走偏。一個好的會計,能夠協助新創公司把會計與帳務搞定,透過簡易的進銷存系統及會計系統,產生每日例行性的財務與會計報表,有最即時的對帳與應收、應付款項清單。這些事情,都能夠幫助會計每個月產出最即時的自結損益表、資產負債表,而這些財務報表,正式公司股東會(董事會),還有經營管理階層喜歡看的東西。

有了財務報表,就可以進行未來的財務預測,也可以針對過去的財務狀況進行分析,有效的縮減支出,增加營收,衝高毛利,進行產品線微調,其實財務報表提供的資訊真的很多很寶貴。一個懂財務的夥伴,搞不好可以一眼看出公司持續未能獲利的原因,而我們這些行銷跟業務人員,可能都誤以為,是通路數不夠多,產品線不夠廣,但其實真正的原因可能是成本結構太高。這就是財務分析的重要性。而未來的預測,對新創公司更為重要,新創公司的資金不能斷,cash flow也是命脈,我們每一個專案,需要多少財務backup預算,需要多久才能Break even,都需要財務會計專業的人協助。因應公司的快速成長,我們也必須要針對資金缺口進行籌資計畫,甚至未來需要投資其他公司法人,這一切的基礎都來自財務報表,而財務報表的基礎來自於日常的會計作業維護,一環扣一環,缺一不可,而且,是必須從第一天就做好的。

如果能夠重來,該怎麼做?

如果未來我真正要自己開一間公司,我想我會這麼做 :

  1. 共同創辦人or創始員工的組成,必須有一位有財務/會計的專業背景
  2. 從day1就想好會計制度要怎麼建立,透過有系統的excel格式進行日記帳的登錄作業,還有發票管理。
  3. 從產品上市(開始銷貨)的第一天起,就要有自己的會計系統&進銷存系統,而且要確保有一個人的職責是每天key in產生報表。(千萬不要叫sales rep或是marketing的人做這件事情,會有反效果;寧願請一位會計系的工讀生或實習生還比較好一點)。此外,系統最好買業界知名的公司出版的,寧願多花一點錢,也不要省了小錢未來發現很多東西做不好。
  4. 每周進行一次小規模的會計對帳,每月進行大規模的會計對帳review,確保每一筆帳務正確無誤。
  5. 除了每兩個月請會計師事務所提供財務報表外,每個月要自己出自結報表,提供給管理階層及股東會(董事會)過目。
  6. 根據財務報表進行財務分析與預測規劃,財務和會計不應該只是支援單位,而應該主動協助行程執行策略方針。
  7. 在公司有穩定營收後,立刻請一位可信任的專職會計人員,若想要節省成本,可以考慮請會計人員協助行政、HR、客服。

以上,大致上是我目前在新創公司遇到的最大困擾與問題,至今我都還在加班解決。

希望有志創業的大家,或是已經在創業(新創公司)的各位,要正式財務/會計的重要性,從明天就開始建立你們的財務與會計制度吧 !

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21 Comments

  1. Karen says

    看到這篇文章好有感觸,我也是在新創公司第二天,想努力把帳做好中….

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  2. 青傑溜溜 says

    目前自己也創立公司,雖然一年多後的今天才看見這篇文章,不過仍然受益良多

    謝謝 青傑溜溜

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  3. 偶然間看到你的文章…
    真的寫得很實在.很到位
    公司除了前端的業績衝刺,亦需後端的財務資料整合,以回饋資訊給前端
    有了報表,才能即時作出對公司有利的分析,評估產品銷售狀況,毛利等
    及公司開銷的情形.
    公司亦有應收應付.
    作好金流控管,是很重要的功課
    (公司有個為客戶著想的事務所配合~很重要唷)

    因我之前在公司財務會計,包辦公司內部事務,
    所以也深知股東們需要透明,清楚的資訊,
    也在會計師事務所服務多年,
    目前亦在會計師事務所
    提供客戶滿意的服務一直是我的熱忱,

    若有機會,
    或您有任何問題.
    都可以找我唷..一定值得您信任
    吳倩懿(JC) 0937-986801
    Line ID: elainewu1014

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  4. James says

    您好,我覺得您寫的文章很棒,希望能轉載至本公司官方FB,不知道除了需要著名出處之外,是否有其他需要注意的事項?

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  5. 彭先生 says

    看完受益良多,但是會計已經是好四年前的事情了。

    請問實際會計,跟我們所學會計會不會有很大的落差,目前僅單純做核帳而已,教育學術單位。
    有意前往企業邁進,不過對方有可能是草創子公司。

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  6. Karen says

    您好!深有同感!我也在找好用又不要太過貴的會計軟體,請問你買的是那個會計進銷存軟體,可以分享一下嗎?多少錢?要每年付維護費嗎?
    謝謝你

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  7. Parry says

    您好~看完您的文章獲益良多,謝謝!

    想請問如果想在創業前自己學習會計,會需要學到什麼程度呀? 初會夠嗎?
    當然我相信這可能也取決於事業體的大小之類,但不知有沒有辦法就我現階段的問題給予一點建議~謝謝您!

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    • Hi Parry 您好:

      我覺得先買幾本比較熱銷的會計書籍來看看,建立一些基本概念即可,除非你自己是要擔任財務會計角色,不然不建議創辦人自己跳下來做,畢竟這是曠日廢時的工作,會阻礙你花時間在讓公司快速成長擴張上。假設你是小型公司,建議一開始就找一間小會計公司合作,請他們協助你記帳跟申報作業,創辦人以及初期員工則努力專注在讓公司發展上面,所以外包反而是比較的選擇喔! 剛開始可以由您自己(或是一位同仁)協助核對公司內帳及會計事務所外帳的正確性,確保兩邊資訊一致且持續溝通確保沒有疏漏,應該就好囉! 等到公司開始有穩定的營收,可能找位專業的CFO加入會比較好 (當然如果創辦人之中有CFO就太好啦!)

      Liked by 1 person

  8. 吳靖之 says

    Dear Hank

    謝謝你這麼詳細的回覆!我是已經再利用時間去大學進修部旁聽初級會計了,只是因為還沒有實際創業,所以不太知道自己目前所學的能力會在創業時扮演什麼樣的角色。

    學了些皮毛,大概也能理解你說的,要做的事情太多,大概無法有時間做記帳的動作。但我在想學過應該還是會增強對財務報表的理解吧? 未來在跟會計對的時候應該會有幫助。

    再次謝謝你無私的分享以及詳細的回覆,謝謝:)

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  9. Young says

    Hi Hank,
    太感謝分享你的新創經驗
    就連我是待在老公司的人 都覺受益良多
    不過,關於內帳的部分
    貴公司的解決辦法是買系統、找會計人員嗎
    因為像你所說的外部會計公司不會記流水帳亦不會告訴你公司財務狀況?
    有否推薦如何建置相關系統給小規模的公司 謝謝
    祝 生意興旺
    Ypung

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    • Hello Ypung 您好,

      對的,後來我們就找了專職會計(而且要有經驗),但因為過去的帳太亂了,他也花了非常多時間整理舊帳還整理不好。
      所以這真的是很大的問題,如果一開始錯了,後面要修正真的太難了,很難跟公司高層交代。

      我們後來也有購置比較進階的會計和進銷存系統,名字有點忘記了不好意思(我現在離開這間公司好幾年了)
      但投資下來(包含軟體及電腦)可能要花個10-20萬跑不掉,但我認為是值得的花費
      但真的建議要在業界有一定知名度,適合中小企業的系統,才是比較好的選項
      或是也可以問問找進來的會計人員擅長什麼樣的系統,以好上手且好管理為原則

      如果已經成立許久的老公司,或許可以了解一下老闆的方向,但我覺得把內帳透過電子化系統管理絕對比EXCEL來得有效率多了
      內帳重點是快速掌握花費和收入,並且能夠快速產生報表或是了解自己公司的財務狀況
      專業的報表交給外面的事務所就可以了,所以可能還是要依照貴公司的需求去請外面的會計系統公司來分析建議比較好喔

      希望對您有幫助! 謝謝!

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